كيف تختار التطبيقات المناسبة لمجال عملك؟

كيف تختار التطبيقات المناسبة لمجال عملك؟

الجانب المهمل!

أخيرا اتبعت شغفك وبدأت عملك الخاص لتقدم خدماتك في المجال الذي تتقنه. استخرجت الرخصة التجارية وجهزت خطة عمل وخطة تسويقية ومالية وحتى لوجيستية.ماذا بعد؟

تبدأ العمل الفعلي وتخوض في العمليات التجارية. مع مرور الوقت وزيادة عدد العملاء، تجد نفسك تقوم بمهام أكثر مما يمكنك التعامل معه. تتراكم الأشياء وتفقد السيطرة وقبل أن تدرك، يبدأ عملاؤك بالشكوى من خدمتك.

نادرا ما نرى الشركات الصغيرة تخطط للتكنولوجيا والتطبيقات التي ستستخدمها قبل إنطلاق الأعمال. ربما يفترضون أنهم لا يحتاجون إلى شيء غير موقع الكتروني وبعض حسابات وسائل التواصل الاجتماعي. ولكن التكنولوجيا والأتمتة يمكن أن تلعبا دورا حيويا في استدامة ونمو الشركات.

Software
Applications

سوق مليء بالخيارات

ربما يكون أحد أكبر التحديات التي تواجه الشركات عند تحديد التطبيقات التي يجب استخدامها هو أن هناك العديد من الخيارات المتاحة في السوق. تبدو العديد من التطبيقات متشابهة ولكن الاختلافات الصغيرة بينها قد يكون لها تأثير كبير على العمليات التجارية الحالية والمستقبلية.

عادة ما نقوم باستخدام التطبيقات ودمجها مع عملياتنا التجارية من أجل: تسهيل الوصول إلى البيانات والحفاظ عليها وإدارتها بالإضافة إلى إنشاء التقارير وأتمتة المهام وسير العمل الشاق المتكرر. إلا أن بعض التطبيقات لا تقوم بعمل جيد في منع المشاكل المتكررة الخاصة بالبيانات، مثل الأخطاء الإملائية وعدم التناسق والخانات المهمة الفارغة.

ما الذي يجب توفره في التطبيقات التي سوف تستخدم في الشركات والأعمال الحرة؟

في هذه المقالة، نقدم مجموعة من الأسئلة التي تحتاج إلى إجابة من قبل المؤسسات قبل اختيار التطبيقات لأعمالها.

1) هل يدعم التطبيق رؤية الأعمال؟
يجب أن يخدم التطبيق رؤية الأعمال التجارية ولا يعيقها. يجب فهم تأثير التطبيق على المهام وسير العمل الحالي قبل اختياره واستخدامه. وبما أن الشركات تهتم برضا عملائها، فإن أي تطبيق يزعج تجربة العميل مرفوض رفضا تاما.

2) هل التطبيق قادر على التعامل مع البيانات التي تحتاجها الشركة؟
تحتاج الشركات إلى تحديد قائمة البيانات ذات الصلة بهدف التطبيق المعني، على سبيل المثال إذا كنت تفكر في تطبيق تسويقي، فلا يجب أن تتوقع منه معالجة بياناتك المالية. بمجرد أن تصبح قائمة البيانات جاهزة، يجب التحقق من كيفية جمعها وتحميلها في التطبيق للتأكد من توفر واكتمال البيانات التي تعتبر ضرورية للأعمال.

3) ما مدى سهولة تحميل بياناتك؟
يجب أن تكون ميزة تحميل البيانات الخاصة بالتطبيق سهلة الاستخدام وألا تضيف أعمال يدوية لم تكن موجودة قبل استخدام التطبيق. يجب تدريب الموظفين على التطبيق والتأكد من التزامهم باستخدامه. إذا كانت الشركة تستخدم إكسل قبل طرح التطبيق، فمن المهم التأكد بأن الشخص المسؤول عن تحميل البيانات لن يعود إلى استخدام إكسل مجددا. وإلا سيتكون مجموعات من البيانات المعزولة و بذلك يصبح من غير الممكن إنشاء تقارير مفيدة لاستخدامها في عملية صنع القرار.

4) هل يحتوي التطبيق على ميزات لفحص جودة البيانات؟
من المفيد أن يتمتع التطبيق بميزة التحقق من جودة البيانات، مثل التأكد من عدم ترك الحقول الإلزامية فارغة وحماية الحقول المهمة من الأخطاء المطبعية باستخدام الحقول والقوائم. من الميزات المفيدة الأخرى، تقييد تنسيقات حقول البيانات اللازمة لإنشاء التقارير، مثل التاريخ والعملة.

5) هل التطبيق قادر على إنشاء التقارير؟
إن القدرة على إنشاء التقارير هي الغاية الأساسية من جمع البيانات وتحميلها. ولا يهم مدى اكتمال بياناتك ودقتها إذا لم تتمكن من استخدامها في التقارير الإدارية التي تساعدك على اتخاذ القرارات المناسبة.

6) هل تحتاج شركتك إلى قاعدة بيانات للدروس المستفادة؟ هل يحتوي التطبيق على هذه الميزة؟
قد ترغب الشركات التي تدير العديد من المشاريع في الحصول على قاعدة بيانات معرفية تمكنها من تسجيل الدروس المستفادة من المشاريع لتكون متاحة للمشاريع أخرى. لا ينطبق هذا الشرط على جميع الشركات والقطاعات.

7) هل يمكن للتطبيق أتمتة المهام المتكررة التي تستغرق وقتا طويلا؟
تعد أتمتة مهام سير العمل - مثل الإشعارات وإعادة توجيه المهام إلى أعضاء الفريق المختلفين - مهمة للغاية خاصة عندما تكون قاعدة العملاء ضخمة. وإلا سيكون البديل هو توظيف المزيد والمزيد من الموظفين لمعالجة هذه المهام الشاقة. ولكننا نعلم جيدا أن هذا لن يكون الحل الأكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة.

8) هل التطبيق قادر على الاتصال والتواصل مع التطبيقات الحالية في الشركة؟ (اختياري)
إن قدرة التطبيق الجديد على التواصل مع التطبيقات الحالية التي تستخدمها الشركة يعتبر ذات قيمة حقيقية بحيث يمكن استرداد البيانات المخزنة واستخدامها دون بذل المزيد من الجهود لتحميل ذات البيانات. في معظم الأحيان، لا تملك التطبيقات القدرة على التواصل مع التطبيقات الأخرى إلا عن طريق برمجتها وتعديلها. مؤخرا، أصبح هناك خيارات لشبك التطبيقات مع بعضها دون الحاجة إلى البرمجة والكثير من الجهد والمال.

9) هل يمكن أن يواكب التطبيق نمو عملك؟
في مرحلة ما، سينمو عملك وسيزداد عدد العملاء والمنتجات والخدمات والموردين. والسؤال هو: هل سيتمكن التطبيق من استيعاب هذه المتطلبات المستقبلية المتوقعة؟ إذا كانت الإجابة لا ولكنك ترغب في استخدام التطبيق بالرغم من ذلك، فتأكد من أنك ستتمكن من ترحيل البيانات بسهولة إلى التطبيق البديل في المستقبل.

Share this article